Egy rendezvény - főleg, ha zenés, táncos összejövetelről van szó - megszervezése nem kis feladat, rengeteg utánajárással, adminisztrációval, egyeztetéssel jár. Nem is csoda, hogy egy profi színvonalú rendezvény megszervezését nem bízzák rá akárkire.

De hogy a kezdők is tisztában legyenek azzal, milyen kötelezettségek vannak egy ilyen esemény létrejötte során, röviden összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat.

A rendezvények bejelentése

A Covid óta nagy a zűrzavar a tekintetben, melyik rendezvényt mikor, hova, kinek kell bejelenteni, kell-e engedélyt kérni, hány főt szabad meghívni. Valójában már a “régi rend” állt vissza, így a rendezvények bejelentése nem minden esetben szükséges.

Ha tudni szeretnéd, mikor mi a teendőd, akkor érdemes elvégezni egy online kurzust, ahol erről is tájékozódhatsz. A MOE Rendezvényakadémia indít rendszeres képzéseket, és ezen a rendezvényszervező tanfolyamon a biztonsági előírásokról, a rendezvényekhez kapcsolódó jogszabályokról is szó esik.

Itt tapasztalt oktatók tanítanak, akik gyakorlati tudásukat is megosztják a hallgatókkal, hasznos tippeket, tanácsokat tudnak adni a kezdőknek. Az akkreditált tanfolyamot azonban azoknak is bátran ajánljuk, akik már a szakmában dolgoznak, csak nincs kellő tudásuk egy-egy részterületről. Tipikusan ilyen a rendezvénybiztosítás, ahol számos jogszabályi követelménynek kell megfelelni.

A rendezvénybiztosítás: mit kell erről tudni?

A rendezvények biztosítása a rendezvényszervező dolga, ő vállalja a felelősséget azért, hogy minden rendben menjen. Ez azonban hatalmas terhet róna rá, ezért mindenképpen csapatban kell működni.

Már az előkészületek során érdemes odafigyelni arra, hogy a megfelelő partnercégeket válasszuk ki. Például a cateringért felelős vállalkozásnak garantálnia kell, hogy nem lesz romlott az étel, amit kínálnak, ugyanígy a hangosító cégnek is kell, hogy legyen biztosítása a technikai jellegű balesetekre.

A rendezvényre magára is lehet ma már biztosítást kötni, és érdemes is élni ezzel a lehetőséggel, hiszen bármi előfordulhat. Szabadtéri rendezvényeken megjelenhetnek a darazsak, méhek, ezek csípésére némelyek allergiásak. De megeshet, hogy elesik egy résztvevő vagy fellépő, és eltörik a lába, egy másiknak talán ellopják a csomagját.

Ezek mind olyan balesetek, amelyekre célszerű tudatosan felkészülni, és kivédeni a kellemetlenségeket. Nem szabad spórolni a biztosításon, sokszor ezen múlhat a rendezvényszervező cég jó híre.

Biztonsági terv

Még egy dolgot meg kell említenünk, ez pedig a biztonsági terv. Zenés, táncos rendezvények szervezésekor kötelező biztonsági tervet készíteni, amit a jegyző rendel el, enélkül nem ad engedélyt az esemény megtartására.

Ez szakértelmet igénylő feladat, de vannak kimondottan erre specializálódott személyek, akik elkészítik a dokumentumot és beszerzik a szükséges adatokat hozzá. Rendezvényszervezőként jól tesszük, ha igénybe vesszük a segítségüket, és mi arra koncentrálunk, ami az erősségünk: a koordinálásra.

Szponzorált tartalom - Hirdetés (x)